|
Základní informace
K některým agendám (např. klienti, kniha DPS a pracovníci) lze přiřadit libovolný dokument z počítače.
Lze tak například klientovi (nebo jiné agendě) nahrát:
| • | smlouvu nebo libovolný dokument ve formátu Word |
| • | tabulku Excelu se záznamy o péči |
| • | fotografii nebo obrázek, např. oskenovaný průkaz nebo dokument |
| • | nebo libovolný jiný dokument nebo soubor z počítače |
Výhody nahrání dokumentu
Samozřejmě vaše dokumenty si můžete nahrávat např. do svého počítače nebo do sdílené složky v síti, ale využívání agendy Dokumenty má své nesporné výhody:
| • | Přístup k dokumentům
Dokumenty jsou uložené v databázi, a proto k nim můžete mít přístup odkudkoliv, kde je nainstalován program Pečovatelská služba. (třeba i z domova) |
| • | Dokumenty jsou chráněné
Pouze ten, kdo má přístup do programu a do příslušné agendy, může zobrazit nebo upravit nahraný dokument. |
| • | Dokumenty lze libovolně editovat
I když jsou dokumenty nahrané do databáze, lze je snadno upravit (např. změnit text ve Wordu). Pokud program detekuje změnu v dokumentu, nahraje upravený dokument zpět do databáze. |
| • | Různorodost dokumentů
Nahrát můžete skutečně cokoliv. Například vaše služba používá specializovanou agendu, která není implementována v programu, ale využití agendy dokumentů vám usnadňuje práci. |
| • | Původ dokumentů
Z programu Pečovatelská služba můžete zjistit, z jakého počítače a kdy byl vložen dokument do databáze. Program také eviduje, jaká byla původní cesta k souboru předtím než byl nahrán do databáze. |
Postup přidání dokumentu
| 1. | Na kartě klienta vybereme záložku "Dokumenty". |
| 2. | Stiskneme tlačítko  "Přidat dokument...". |
| 3. | Poté se otevře nové okno "Dokument klienta", kde stiskneme tlačítko  "Vybrat soubor...". |
| 4. | Otevře se dialogové okno, kde vybereme libovolný soubor z počítače (soubor = dokument). V okně "Dokument klienta" se automaticky vyplní parametry dokumentu: |
| · | Soubor - název dokumentu dle souborového systému |
| · | Popis dokumentu - vlastní název dokumentu, který můžete upravit |
| · | Velikost (kB) - velikost dokumentu v kB (kilobajtech) |
| · | Původní počítač - název počítače odkud byl dokument vložen |
| · | Původní cesta - kde se soubor nacházel v počítači v době, kdy se dokument vkládal do systému |
| 5. | Dokument uložíme do systému pomocí tlačítka  "Ok". |
| 6. | Dokument se zobrazí jako nový řádek v tabulce. Nyní můžeme dokument používat v rámci celé počítačové sítě (všude kde je nainstalován program Pečovatelská služba). Dokument je také možné otevřít, případně upravit. |
 Tip: Povinné údaje jsou vyznačeny tučně.
Tip: Pokud chceme změnit název dokumentu poté, co jsme jej vložili do systému, označíme dokument v tabulce a stiskneme tlačítko  "Vlastnosti dokumentu...". Poté jen změníme pole Popis dokumentu a uložíme tlačítkem "Ok".
 Upozornění: Z hlediska velikosti databáze je omezena velikost souborů (na 10 MB), které můžou být nahrány do databáze, ale není nijak omezen jejich počet. Jinými slovy: můžete nahrát libovolné množství dokumentů, ale nesmí být moc velké.
Úprava dokumentu
| 1. | Na záložce "Dokumenty" označíme dokument v tabulce a stiskneme tlačítko "Otevřít dokument". (alternativou je dvojklik myší na řádek v tabulce) |
| 2. | Systém otevře vybraný dokument ve výchozím programu (např. ve Wordu). |
| 3. | Nyní můžeme dokument libovolně upravit. Poté je důležité dokument uložit ve výchozím programu (např. Word). Typicky se jedná o nabídku Soubor / Uložit nebo klávesovou zkratku Ctrl + S. |
| 4. | Výchozí program můžeme zavřít. (například křížkem) |
| 5. | Podobným způsobem můžeme upravit více dokumentů. |
| 6. | Nakonec, když zavřeme okno se záložkou "Dokumenty" (např. kartu klienta), program detekuje změny v dokumentech a zeptá se, zda chceme nahrát změny do databáze. Klikneme na tlačítko "Ano" pro každý změněný dokument. |
|