Podrobnosti

Co program umí v běžném provozu. Vyberte agendu.

Klienti

Agenda klientů je kartotéka příjemců služby. U každého klienta drží osobní údaje, ověřenou adresu, fotografii, kontakty, okrsek, pečovatelku, cílovou skupinu a stupeň příspěvku na péči v čase. Z karty se otevírají nasmlouvané úkony, smlouvy, obědy, záznamy o průběhu služby, individuální plán, dokumenty, události i zámky péče. Nového klienta lze zadat přímo, nebo předvyplnit z knihy sociálního šetření či z knihy DPS. Osobní číslo slouží na složenkách, fakturách a ve výkazu MPSV.

Pracovníci

Agenda pracovníků eviduje pečovatelky, klíčové pracovníky i ostatní zaměstnance. Na kartě jsou osobní údaje, fotografie, pracovní zařazení a kariéra, vzdělávací aktivity, školení BOZP, obědy a dokumenty. Aktuální a bývalé pracovníky jde filtrovat. Bývalý pracovník se už nenabízí jako nová pečovatelka, u již vykázané péče ale v měsíci zůstane. Klíčového pracovníka přiřadíte klientovi na záložce individuálního plánu. Pracovník s obědy může být i na rozvozové trase.

Lidské zdroje

Lidské zdroje plánují, kdo kdy pracuje a u kterých klientů. Směna má začátek a konec a čtyři části dne: dopoledne, poledne, odpoledne a večer. Na každou část se zařadí klienti, případně i konkrétní úkony z platné smlouvy. Plán klientů ukáže v týdnu, kde je jen směna a kde už je vykázaná péče. Vedle toho jsou hodnocení zaměstnanců s přílohami, neodpracované dny (dovolená, nemoc, lékař, OČR a další) a kalendář překryvů dovolených. Docházku snímají QR kódy nebo PečAppka. Období docházky lze uzavřít zámkem.

Smlouvy

Bez smlouvy s úkony program péči nepředpokládá. Smlouva nese datum žádosti, vydání a platnosti, číslo, typ změny péče (zahájit, nadále poskytovat, omezit, rozšířit) a seznam nasmlouvaných úkonů s cenou, odhadem času, dotací a četností. Jeden klient má v čase více smluv: zahájení, rozšíření, zdražení, omezení i ukončení. Ceny na starých smlouvách se při úpravě sazebníku samy nemění. Nová smlouva od dne změny nechá dřívější péči ve starých cenách. Dodatky se číslují zvlášť a konec platnosti lze připomenout událostí.

Šablony smluv

Smlouvu ani dodatek program neskládá jako pevnou sestavu. Do šablony ve Wordu nebo v LibreOffice Writer doplní údaje z karty klienta a ze smlouvy. Každá organizace si nechá vlastní znění, formát, hlavičku a logo a může přidat i nepovinné části. Šablony leží ve složce nastavené v programu. Stejný postup slouží pro smlouvu i pro dodatek.

Záznamy

Záznamy o průběhu služby jsou evidence návštěv a poznámek ke klientovi, včetně podkladů ke standardům kvality. U záznamu je klient, datum, čas od–do, kdo ho provedl, místo, věc, text a důležitost od poznámky po velmi důležitou. Opakované formulace jdou vložit z číselníku textů. K záznamu se přikládají dokumenty. Období lze zamknout, aby se záznamy neměnily. Z časů od–do se dá spočítat počet a délka návštěv. Na kartě klienta umí program ze záznamů sestavit AI shrnutí.

Testy soběstačnosti

Agenda eviduje Barthelův test základních všedních činností (ADL) a test instrumentálních všedních činností (IADL). Test se vyplní po kritériích, nebo se body zadají přímo. U každého kritéria může být krátká poznámka. Datum je u jednoho klienta a jednoho druhu testu jedinečné. Výsledky jdou tisknout.

Stížnosti

Agenda vede stížnosti, podněty, připomínky a pochvaly. U každé položky je, kdo ji podal, kdo ji přijal, kdo ji vyřizuje, datum podání a vyřízení a zda byl stěžovatel obeznámen. Texty popisují samotnou stížnost, způsob vyřízení a přijatá opatření. Seznam jde filtrovat podle okrsku a typu a jednotlivé stížnosti tisknout.

IPP

Individuální plán péče se skládá v průvodci. Kroky pokrývají klíčového pracovníka, popis situace, osobní cíl, zaměření péče, rizika, vlastní zdroje klienta a podrobný popis činností. Činnosti lze načíst z aktuální smlouvy. U revize se zapisuje hodnocení průběhu pracovníkem i klientem. Datum revize lze nastavit na 3, 6 nebo 12 měsíců a připomenout událostí. Časté formulace cílů jsou v číselníku. Období plánů jde zamknout a hotový plán shrnout pomocí AI. Údaje z plánu se dají použít v kartě sociálních služeb.

Sociální šetření

Kniha šetření eviduje návštěvy a podklady ještě před založením karty klienta, nebo vedle ní. U šetření je jméno, adresa, datum a čas, výsledek, kdo šetření provedl a kdo spolupracoval, a také dokumenty a poznámky. Při založení klienta lze údaje ze šetření jednorázově převzít. Šetření jde vytisknout jako kartu.

Kniha DPS

Kniha DPS je pomocná evidence obyvatel domu s pečovatelskou službou. Obyvatel nemusí být klient programu. U záznamu je bydliště v konkrétním DPS, datum nastěhování a vystěhování, byt, kontakty, závislost, nejbližší příbuzný, dřívější bydliště a poznámky k péči. Karta a kniha se samy nesynchronizují. Při založení klienta lze údaje z knihy jednou přenést. K obyvateli se ukládají dokumenty.

Karty sociálních služeb

Karta sociálních služeb mapuje potřeby klienta po oblastech, tématech a jednotlivých potřebách. U detailní potřeby se zapisuje způsob podpory, rizika, kdo podporu zajistí, intenzita péče a pomůcky. Popis a rizika lze načíst z individuálního plánu, je-li vyplněný odpovídající úkon. Vedle toho karta nese základní pokyny a základní přání uživatele. Vlastní potřeby si organizace doplní ke standardním. Kartu lze kopírovat a tisknout.

Dokumenty

Dokumenty jsou soubory uložené přímo v databázi, ne jen odkaz na disk. Patří ke klientovi, pracovníkovi, záznamu, šetření, obyvateli DPS, události nebo k hodnocení zaměstnance. U souboru je popis, velikost, kdy a z kterého počítače se nahrál. Po úpravě ve Wordu se program zeptá, zda změnu nahrát zpět. Jde vložit i balíček SIP pro spisovou službu. U dokumentu lze vygenerovat AI shrnutí. Jeden soubor má nejvýše 10 MB.

Evidence péče

Evidence péče ukáže za měsíc, kolik jednotek a za jakou cenu má klient u každého nasmlouvaného úkonu. Nejprve se ze smluv doplní předpokládané dny, pak se v kalendáři upraví skutečně provedená péče: počet, cena a pečovatelka. Kalendář je měsíční mřížka jednoho úkonu, včetně víkendů, svátků a vícenásobného záznamu v jednom dni. Dočasné přerušení na kartě klienta zastaví další předpoklad a už vykázané dny nesmaže. Měsíc nebo konkrétního klienta lze zamknout. Odtud se tisknou seznamy péče a přechází se do úhrad.

Vyúčtování

Vyúčtování sečte péči za měsíc na jednoho klienta a ukáže předpis i to, co už je v pokladně. Čtyři pohledy rozlišují jen úkony, úkony se stravným téhož měsíce, úkony tohoto měsíce a obědy jako předpis na měsíc následující, a stejný pohled doplněný o doplatek nebo vratku. Z úhrad se tisknou stvrzenky, faktury a složenky. Předpisy lze zapsat do pokladny hromadně. Inkasní příkazy jdou exportovat do souboru ABO a příchozí platby z banky zase naimportovat. U klienta je vidět, co má zaplatit a co už zaplatil.

Pokladna

Pokladna eviduje, co klienti skutečně zaplatili za péči, stravu, fakultativní služby a vratky. Každý pohyb je předpis nebo úhrada, patří do vybrané pokladny a k období. Po instalaci je jedna výchozí pokladna. Další se hodí třeba odděleně na hotovost a na bezhotovostní platby. Předpisy lze zakládat ručně, z úhrad nebo z měsíčního účtování obědů. Z pohybů se tiskne pokladní kniha a sledují se dlužné částky. Práva uživatele lze omezit jen na vybrané pokladny.

Cizí strávníci

Cizí strávníci jsou lidé, kteří odebírají obědy a nejsou ani klienti, ani zaměstnanci. Na kartě je jméno, adresa, typ oběda, trasa a cena ve všední dny a o víkendu. Aktuálnímu strávníkovi se obědy přihlašují a odhlašují v měsíčním kalendáři stejně jako klientům. Ve společných přehledech obědů je lze vyfiltrovat zvlášť. Mají i vlastní plachtu.

Obědy

Obědy sdružují stravu klientů, pracovníků a cizích strávníků. U klienta je oběd úkon smlouvy označený jako obědový: přihlášením dne se přihlásí i strava, včetně čísla oběda, trasy a ceny. Denní objednávka ukáže strom podle rozvozových tras. Měsíční účtování sečte počty, ceny a zaplaceno a umí zapsat předpisy do pokladny. Jídelníček mění typ oběda po dnech jednoho týdne. Plachta je měsíční mřížka přihlášení podle trasy, typu oběda, zaměstnanců nebo cizích strávníků. Trasy mají pořadí zastávek. V cloudové verzi je plánovač tras s mapou a optimalizací jízdy.

Grafy

Grafy kreslí souhrny z péče, smluv a obědů za zvolené období, okrsek nebo jednotku úkonu. Jsou mezi nimi příjmy po letech, okrscích a úkonech, důvody ukončení služby, smlouvy podle typu, klienti podle věku a cílové skupiny a počty klientů podle stupně závislosti. Z obědů jdou počty jídel a stravné za rok, dále průměrný zisk z klienta a počty hodin po měsících. Náhled lze tisknout nebo uložit, mimo jiné do PDF a Excelu.

Zámky

Zámky uzavřou období tak, aby se po vyúčtování nedala měnit cena, datum, počet, pečovatelka ani trasa. Zámek péče umí uzavřít všechny úkony, jen úkony s obědem, nebo jen úkony bez obědů. Stejným způsobem se zamykají záznamy o průběhu služby, individuální plány a docházka v lidských zdrojích. Odemčení období znovu otevře úpravy. Klienta, smlouvu ani úkon svázaný se zamčenou péčí nelze smazat.

Zámky klienta

Zámky klienta uzavřou péči jen u vybraného klienta nebo u označených klientů v jednom měsíci. Zámek celé agendy naopak platí pro všechny. Když platí oba, péči v tom měsíci neupravíte, dokud není otevřený každý z nich. Typ zámku opět rozlišuje všechny úkony, obědy a úkony bez obědů. Zámek lze uložit jen v měsíci, kde už klient nějakou péči má.

Správa uživatelů

Každý, kdo se do programu hlásí, má vlastní účet a sadu práv k agendám. Práva určují, které agendy uvidí a co smí měnit, a dají se omezit na vybrané okrsky a pokladny. Účet může mít přístup do programu v počítači, do PečAppky v telefonu, nebo do obojího. Dvoufázové ověření přidá k heslu jednorázový kód z mobilní aplikace. Vypnutý účet se nepřihlásí. Správce vidí historii přihlášení, historii změn záznamů a historii tisku sestav.

Sklady

Sklady evidují zboží, typicky jídlonosiče a kompenzační pomůcky. Položka má název, kód, jednotku, výchozí cenu a půjčovné. Příjemky zapisují naskladnění od dodavatele, výdejky prodej nebo vyřazení. Zápůjčky půjčí položky konkrétnímu klientovi a vrácení se zapíše vrácenkou, i po částech. U skladu je vidět počet dokladů a hodnota pohybů. Tisknout jde inventuru, kartu zboží a seznam zapůjčených věcí.

Statistika

Statistika skládá výstupy z péče, smluv a obědů. Nic dalšího se pro běžné sestavy nezadává. Počet klientů ze smluv a počet klientů z vykázané péče se může lišit, protože jedno počítá platnou smlouvu a druhé skutečně provedený úkon. Roční výkazy MPSV jsou v menu po jednotlivých letech. Do souhrnu úkonů lze ručně doplnit řádky, které v evidenci péče nejsou. PowerBench je dobrovolné anonymní srovnání součtů organizace s ostatními, bez osobních údajů klientů.

Doprava

Doprava eviduje služební vozidla, druhy pohonných hmot a jednotlivá tankování. U vozidla je SPZ, popis, palivo a orientační normy spotřeby. U tankování je datum, tachometr, částka, litry a pracovník. Program z po sobě jdoucích tankování dopočítá ujetou vzdálenost a spotřebu v litrech na 100 km. Tiskne se seznam tankování za zvolené období. Rozvoz obědů se plánuje v agendě Obědy.

ABO

ABO propojí úhrady s bankou v obou směrech. Export uloží příkazy k inkasu do souboru, který se nahraje v internetovém bankovnictví. Import načte výpis ve formátu ABO (GPC) a platby páruje podle variabilního symbolu na klienta a období. U každé položky je vidět, zda sedí na úkony, na stravu, nebo na obojí, a zda se má přiřadit, nebo ignorovat. Stejný pohyb se do pokladny podruhé nezapíše.

SIPO

SIPO je bezhotovostní úhrada přes Českou poštu pro organizace, které mají s poštou smlouvu. V programu se nastaví číslo organizace, kód poplatku a posun platby v měsících. U klienta je spojovací číslo a způsob úhrady SIPO. Z úhrad se exportuje změnový soubor pro poštu, jeho obsah do Excelu a seznam úhrad se SIPO čísly. Členové domácnosti se stejným spojovacím číslem se ve změnovém souboru sečtou.

Vizualizace dat ze čtečky

Vizualizace ukáže péči nasnímanou čtečkou čárových kódů, v pohledu podle pečovatelky nebo podle klienta. Kalendář vybere období a filtr zuží seznam na pečovatelku nebo skupiny. Dvojklik na úkon otevře záznam péče se začátkem, koncem, klientem, úkonem a pečovatelkou. Pohled jde tisknout nebo uložit do PDF.

AI shrnutí dne

Souhrn dne sestaví z záznamů o průběhu služby text za vybraný okrsek a den. U souhrnu je vidět, kolik záznamů do něj vstoupilo a kdy byl vygenerován. Shrnutí se ukládá a lze ho přegenerovat. Funkce běží přes cloud a vyžaduje právo na záznamy.

Události

Události jsou připomínky a zprávy mezi uživateli programu. Část zakládá program sám, například blížící se konec smlouvy nebo revizi individuálního plánu. Vlastní událost má datum, předmět, text, důležitost a adresáty. Lze ji vztáhnout ke klientovi nebo pracovníkovi, přiložit dokument a exportovat do kalendáře jako iCal. Připomenutí si každý uživatel nastaví sám. V čase připomenutí vyskočí oznámení, které lze otevřít, odložit, nebo zrušit.

PečAppka

PečAppka je mobilní aplikace pro Android a iOS k práci v terénu. Pracovník v ní vykazuje péči ručním hledáním, podle GPS, nebo skenováním QR kódu. U klienta vidí kontakty, smlouvu, dokumenty, individuální plán, záznamy a historii péče a může pořídit fotodokumentaci. Stejná aplikace slouží i k docházce. Data se do programu v počítači dostanou po uložení v telefonu. Na ploše desktopu je QR dispečer pro snímání docházkových kódů. Přístup do aplikace se zapíná zvlášť na účtu uživatele.