Nápověda k programu Pečovatelská služba

Jak pravděpodobně víte, je do 30.6.2015 třeba odevzdat statistiky pro MPSV za rok 2015. Povinnost podat výkaz má každý poskytovatel sociálních služeb uvedený v registru poskytovatelů sociálních služeb.

•	Poskytovatel podává jeden výkaz za všechny své služby, které poskytoval alespoň jeden den v roce, za který výkaz podává

Následuje postup, jak z programu Pečovatelská služba dostat nějaká smysluplná data pro export do aplikace OK-poskytovatel:

Program umí vytvořit data pro aplikaci OK-poskytovatel pouze za předem daných podmínek. Tyto podmínky musíte splňovat všechny, jinak Vám export dat nebude fungovat, nebo Vám bude poskytovat špatné výsledky. Mezi tyto podmínky patří:

•	Export bude fungovat pouze v případě, že jste aplikaci "Pečovatelská služba" používali důsledně po celý rok 2015. Pokud jste program začali používat až v průběhu roku 2015, export dat bude neúplný.

•

Export dat bude fungovat pouze v případě, kdy na každou sociální službu používáte jednu databázi. Pokud máte více sociálních služeb, měli byste mít i více databází. To, že používáte více databází poznáte tak, že při startu programu máte na výběr z několika služeb (například "Pečovatelská služba" a "Osobní asistence"). Jestliže je v programu evidována pouze jedna sociální služba, bude pro ni export fungovat. Jestliže máte více sociálních služeb a všechny jsou v jediné databázi, export dat Vám fungovat nebude. Nicméně, i v takovém případě lze databáze rozdělit dodatečně a pak export provést.

•

Export dat bude fungovat správně pouze v případě, kdy v roce 2015 používáte pro danou sociální službu a daný úkon jednotky stanovené vyhláškou. Pokud používáte jiné jednotky, export Vám fungovat nebude.

(Příklad špatných jednotek: "pračka" u praní prádla (má být "kg"), "metr čtvereční" u úklidu (má být "hod"), "hodina" u velkého nákupu v pečovatelské službě (má být "úkon") a podobně).

Více než kdy dříve platí, že export dat byste měli dělat vždy s nejnovější verzí programu "Pečovatelská služba". Pokud máte zapnuté a funkční automatické aktualizace, pak s největší pravděpodobností nejnovější verzi programu máte. Pokud ne, zaktualizujte si program na nejnovější verzi ručně. Pokud nevíte jak, volejte.

Program "Pečovatelská služba" v importním souboru zaznamenává čas exportu. Ujistěte se proto, že máte v počítači správně nastavený datum a čas.

Program "Pečovatelská služba" je třeba nejprve nastavit. Aplikace samozřejmě nemůže tušit, jaký poskytovatel jste a jaké služby poskytujete, proto je třeba mu to sdělit. Jděte tedy do nabídky Nastavení / Ok-poskytovatel a tam zadejte své IČO, dále Identifikátor služby a Druh sociální služby. Tyto údaje musejí souhlasit s Vaší registrací, jinak nebude možné export dat do aplikace OK-poskytovatel vůbec provést. Číselník druhů sociálních služeb je převzat z MPSV a nelze jej upravovat.

Dále, každý klient, o kterého jste se v průběhu roku 2015 starali, spadá podle zákona do nějaké cílové skupiny. Tato cílová skupina se nastavuje v kartě klienta na záložce "Údaje" a jako výchozí cílová skupina je pro všechny klienty nastaveno "senioři". Toto lze u konkrétních klientů pochopitelně změnit. Číselník cílových skupin je převzat z MPSV a nelze jej upravovat.

Aplikace OK-Poskytovatel dále sleduje, které fakultativní služby jste v uplynulém roce poskytli. V aplikaci se nesledují počty, sledují se pouze seznamy fakultativních činností (tzn. "které to byly"), a to podle číselníku MPSV. Program "Pečovatelská služba" samozřejmě nemůže vědět, které z Vašich činností odpovídají kategoriím fakultativních činností podle číselníku MPSV, proto je třeba si fakultativní činnosti nastavit. Postup je tento:

2.	Zkontrolujte si, že máte všechny fakultativní činnosti opravdu označeny jako "Fakultativní" i v programu "Pečovatelská služba".

Dvě (i více) z Vašich fakultativních činností mohou mít stejnou kategorii, a v tom případě se v exportovaných datech objeví tato kategorie pouze jednou (samozřejmě, za předpokladu, že jste tuto činnost v roce 2015 minimálně jednou poskytli).

Fakultativní činnost navíc žádnou kategorii mít nemusí. To v případě, kdy nedokážete určit, do které kategorie by tato činnost měla spadat, případně kdy se Vám tato kategorie u Vašeho druhu sociální služby prostě nenabízí. V takovém případě aplikace vyexportuje seznam těchto služeb jako "Ostatní" s tím, že jako "název služby" bude použit Název úkonu.

Aplikace OK-poskytovatel požaduje, aby každému klientovi bylo přiděleno jakési číslo, nějaký identifikátor, který však bude bezvýznamový. To znamená, že nelze použít například rodné číslo, protože z něj by šel klient dohledat. Program "Pečovatelská služba" bude používat osobní číslo klienta jako bezvýznamový identifikátor pro export do aplikace OK-poskytovatel. To ale znamená, že každý klient, který měl v roce 2015 službu, bude muset mít v kartě přidělené osobní číslo, a zároveň to znamená, že čísla všech klientů musí být vzájemně různá (nesmí existovat dva a více klientů se stejnými osobními čísly, to by export selhal). Program "Pečovatelská služba" Vám umí vypsat seznam duplicitních či chybějících osobních čísel, a to pomocí menu Statistika / MPSV 2015 / Kontrola osobních čísel. Duplicitní či chybějící čísla je následně třeba opravit ještě před exportem dat pro aplikaci OK-poskytovatel.

Podobně se postupuje i v případě zaměstnanců (pracovníků), kteří musí také mít unikátní osobní čísla (viz karta pracovníka). Kontrolu osobních čísel zaměstnanců provedete pomocí menu Statistika / MPSV 2015 / Kontrola zaměstnanců.

Dále, aplikace OK-poskytovatel požaduje informaci o pohlaví klienta. Program se tuto informaci pokouší odhadnout z křestního jména klienta, což se může a nemusí povést (některá jména jsou platná pro muže i ženu, jiná prostě program nemá ve svém slovníku). Seznam klientů s "podezřelým" pohlavím Vám program vypíše pomocí menu Statistika / MPSV 2015 / Kontrola pohlaví.

Konečně, aby export programu nebyl "černá skříňka", je možné si vytisknout tzv. kontrolní sestavu, která obsahuje všechny informace klientů, které se budou exportovat, ve formě čitelné pro člověka. Tuto kontrolní sestavu si určitě vytiskněte a projděte, zda v ní nejsou na první pohled patrné nějaké chyby. Naleznete ji v Statistika / MPSV 2015 / Vytisknout podklady.

Pro vytištění podkladů pro zaměstnance slouží menu Statistika / MPSV 2015 / Vytisknout podklady zaměstnanci.

Pro export dat klientů (uživatelů) klikněte na menu Statistika / MPSV 2015 / Export dat.

Pro export dat zaměstnanců klikněte na menu Statistika / MPSV 2015 / Export dat zaměstnanců.

Data jsou uložena ve formátu XML a exportují se jako soubor na disk do složky Dokumenty. Z něj se pak musí nahrát do systému OK-poskytovatel.

Název exportního souboru je ve formátu: okposkytovatel-{druh služby}-{IČ}-{rok}.xml pro data klientů. Název exportního souboru zaměstnanců má pak formát: okposkytovatel-zaměstnanci-{rok}.xml.

Ke spuštění a provozu aplikace OK-Poskytovatel slouží oficiální dokumentace, sekce "Pro poskytovatele".
Nicméně pro usnadnění připojujeme zjednodušený postup:

Jeden ze způsobů jak spustit aplikaci je tento odkaz. Je však nutné postupovat dle pokynů a splnit požadavky na spuštění (např. instalace Javy a nastavení zabezpečení). Aplikace OK-Poskytovatel se poté spustí kliknutím na odkaz Spustit modul OKslužby poskytovatel.

Pokud se podaří spustit aplikaci OK-Poskytovatel, je nutné se do aplikace přihlásit pomocí uživatelského jména a hesla. Pro první přihlášení použijete jméno a heslo uvedené na protokolu obdrženém od MPSV.

Po prvním přihlášení je doporučeno změnit heslo. Postup je v oficiální dokumentaci. Změnit lze také uživatelské jméno.

Pokud si nevzpomenete na heslo nebo uživatelské jméno nebo se nelze přihlásit (např. z důvodu blokace účtu), klikněte na tlačítko "Pomoc s přihlášením". Poté postupujte podle pokynů na obrazovce.

Pokud se ani tak nepodaří přihlásit, použijte hotline OK-Poskytovatele. Nepoužívejte, prosím, hotline Petr Zajíc software, protože v tomto ohledu Vám nemůžeme pomoct.

Pro import dat je nutné otevřít po přihlášení v aplikaci formulář: Výkaz sociálních služeb za rok 2015. Během prvního načtení formuláře je doporučeno zkontrolovat údaje ve formuláři - např.: název poskytovatele, IČ, adresu, právní formu, apod.

Samotný import výkazů začíná stisknutím tlačítka "Import dat z jiných SW", které se nachází dole na formuláři.

1.	Nejprve je potřeba zvolit, jakého typu je importní soubor. (soubor XML; viz Provedení exportu) Typicky: karty zaměstnanců NEBO karty uživatelů.

3.	V okně zvolíme cestu k importnímu souboru XML. (viz obrázek) Importní soubory se ukládají standardně do složky Dokumenty. Název souboru je například ve formátu: okposkytovatel-{druh služby}-{IČ}-{rok}.xml.

5.	Pokud jste vybrali špatný soubor, stiskněte tlačítko , které smaže vybranou cestu k importnímu souboru a poté pokračujte krokem č. 2. Jinak pokračujte krokem 6.

•	Import údaje nemaže, pouze přidává. Lze proto importovat karty zaměstnanců postupně, stejně tak lze importovat karty uživatelů postupně za jednotlivé sociální služby nebo skupiny služeb.

•	Jestliže lze importovaná údaje jednoznačně identifikovat, pak se importem původní údaje přepíší, ostatní údaje se přidají. Proto v případě opakování importu stejných dat je bezpodmínečně nutná ruční kontrola naimportovaných údajů v aplikaci OK-Poskytovatel.

V pečovatelské službě používá program určitou magii k tomu, aby zjisti, do jaké skupiny evidovaná služba patří. Platí tedy, že:

1)	Úkony svázané s obědem do statistik nevstupují jako číslo, statistiky pro MPSV zjišťují pouze to, zda klient ve sledovaném období stravu měl nebo neměl.

Základní (nikoli tedy fakultativní) úkony s jednotkou "hod" či "hodina" vstupují do statistik jako úkony účtované v hodinové sazbě, a dle pokynů by k nim měly patřit tyto činnosti: pomoc při úkonech péče o vlastní osobu, pomoc při os. hygieně nebo poskytnutí podmínek, pomoc s chodem domácnosti, zprostředkování kontaktu se spol. prostředím.

1)	Veškeré základní činnosti by měly mít jednotku "hod". Úkony s jinou jednotkou nezahrne aplikace do údaje "celkový počet hodin".

2)	Jako "celkový počet dní" program bere celkový počet vzájemně různých dní v roce, v nichž byl poskytnut alespoň jeden základní úkon. Dny, v nichž byly eventuálně poskytnuty pouze fakultativní činnosti nejsou započítány.

3)	U této služby je třeba v Nastavení / Úkony důsledně nastavit Vyhláškovou kategorii, protože podle toho se pozná (a MPSV toto sleduje), které kategorie základních činností byly klientovi poskytnuty.

Pro denní stacionáře platí totéž co pro Centra denních služeb s tím, že mají o jednu vyhláškovou kategorii navíc - úkony běžné péče o osobu.